SoDA HR #2 Jak wzbudzić team spirit wśród pracowników zdalnych i hybrydowych?

Wraz z rozwojem technologii i zwiększeniem liczby pracowników zdalnych, wiele firm mierzy się  z wyzwaniem zapewnienia skutecznej integracji i komunikacji wewnętrznej. Jednak dzięki odpowiednim narzędziom, firmy mogą zwiększyć skuteczność pracy zespołowej i osiągnąć lepsze wyniki biznesowe. Zapytaliśmy członków SoDA, jak sobie radzą z komunikacją w zespołach zdalnych i hybrydowych. 

Wdrożenie pracy zdalnej w firmie, która dotychczas pracowała w modelu stacjonarnym wiąże się ze stworzeniem nowego regulaminu i określeniem zasad współpracy. Pracownicy muszą wiedzieć, jakie są oczekiwania i wymagania związane z pracą zdalną oraz jakie są sposoby wymiany informacji i know-how w firmie. 

Narzędzia technologiczne, takie jak narzędzia do wideo-konferencji i systemy zarządzania projektami, również są kluczowe w poprawie komunikacji w firmie. Dzięki temu, że pracownicy mogą łatwo rozmawiać ze sobą i pracować nad projektami w czasie rzeczywistym, można osiągnąć lepsze wyniki biznesowe i zwiększyć efektywność pracy zespołowej.

Wyzwania dla zespołów zdalnych

Praca zdalna lub hybrydowa stała się bardzo popularna w ostatnich latach. Jednak wraz z tymi zmianami pojawiają się wyzwania związane z komunikacją pomiędzy pracownikami oraz budowaniem zespołu. Kiedy pracownicy realizują zadania w różnych miejscach, może być trudniej utrzymać ciągłość komunikacji. Szczególnie wtedy, gdy nie wszyscy korzystają z tych samych narzędzi komunikacyjnych, może dochodzić do nieporozumień i opóźnień w realizacji projektów.

Drugim wyzwaniem jest integracja pracowników. W firmach, w których pracownicy pracują zdalnie lub hybrydowo, może być trudniej utrzymać kulturę organizacyjną i zintegrować nowych pracowników. Pracownicy zdalni mogą czuć się bardziej odizolowani od reszty zespołu i mniej angażować się w pracę zespołową. Jest to szczególnie ważne w firmach, w których team spirit jest kluczowy dla osiągnięcia celów biznesowych.

Praca zdalna ma też wiele zalet i dzięki zmianie modelu pracują teraz z nami świetne osoby nie tylko z Wrocławia, ale także z wielu innych miast Polski, natomiast nie ma co ukrywać, że ta forma pracy ograniczyła możliwości najprostszych, codziennych kontaktów – takich prozaicznych sytuacji, jak rozmowa przy ekspresie do kawy czy wspólna przerwa obiadowa. Myślę, że nie tylko my, ale także inne firmy zauważyły, że te z pozoru błahe interakcje bardzo konkretnie przekładały się na relacje międzyludzkie i atmosferę w pracy. Nie warto jednak żyć przeszłością i walczyć z rzeczywistością – warto skorzystać z nowych możliwości, jakie daje praca zdalna i przeznaczyć energię na stworzenie przestrzeni (czy to wirtualnej, czy stacjonarnej), która, choć odrobinę, ułatwi budowanie relacji między pracownikami czy różnymi zespołami. Na pewno ważną rolę mają tu do odegrania firmowe wydarzenia, również te mniejsze, oddolne, komunikacja wewnętrzna (znów nie tylko odgórna!), czy też różnego rodzaju pomysły na inicjatywy angażujące ludzi cross-teamowo. – podkreśla Agnieszka Kuprianowicz, Culture and Communication Coordinator z Angry Nerds, firmy członkowskiej SoDA.

Kolejnym zadaniem jest utrzymanie odpowiedniego poziomu zaangażowania pracowników. Zdalni pracownicy mogą mieć trudności z utrzymaniem motywacji i zaangażowania w pracy. Mogą również doświadczać większego stresu i izolacji, co może negatywnie wpłynąć na ich produktywność i wyniki biznesowe.

Aby sprostać tym wyzwaniom, firmy mogą korzystać z różnych narzędzi i rozwiązań zwiększających efektywność komunikacji wewnętrznej. Firmowy intranet może służyć do udostępniania firmowych wiadomości i aktualizacji, zasad i procedur oraz innych ważnych informacji. Narzędzia do przesyłania wiadomości błyskawicznych dobrze sprawdzają się w przypadku szybkiej i nieformalnej komunikacji między pracownikami, a narzędzia do wideokonferencji mogą pomóc w zacieśnieniu współpracy i zmniejszeniu poczucia izolacji, którą mogą odczuwać pracownicy zdalni. W naszej firmie dwa razy w miesiącu organizujemy specjalne sesje Q&A oraz możliwość zapytania CEO o cokolwiek.  – wspomina Kateryna Andrushchenko, Head of Employee Relations Office, ELEKS, firmy członkowskiej SoDA. 

Warto także podkreślić, że zapewnienie odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa danych jest największym wyzwaniem dla przedsiębiorców. Kiedy pracownicy pracują zdalnie, mogą korzystać z różnych urządzeń i sieci, co zwiększa ryzyko naruszenia kluczowych dla firmy danych. 

Jakich narzędzi używać do komunikacji w zespołach online?

Wraz z rozwojem technologii, na rynku pojawiło się wiele narzędzi i rozwiązań, które pomagają w poprawie komunikacji wewnętrznej w firmach. Komunikatory wewnętrzne pozwalają na natychmiastowe przekazywanie informacji i wymianę pomysłów między pracownikami. Dzięki temu, że są dostępne na różnych urządzeniach, takich jak komputery, smartfony czy tablety, umożliwiają łatwą i szybką komunikację między pracownikami, niezależnie od tego, gdzie się znajdują. 

W Angry Nerds cały czas uczymy się i testujemy różne rozwiązania wspierające komunikację wewnętrzną. To, co na ten moment u nas się sprawdza to m.in. kanały tematyczne na firmowym komunikatorze – a z rozmów online rodzą się często wspólne wyjścia, na przykład na planszówki. Ostatnio dużą popularnością cieszy się kanał poświęcony tematom budowy i remontu. Wspólne wyzwania, nie tylko te dotyczące pracy, ale właśnie codzienności, bardzo jednoczą ludzi. To naprawdę fajne uczucie, kiedy możesz wymienić się z kimś spostrzeżeniami o ścieralności paneli, a za chwilę okaże się, że łączą cię z tą osobą jeszcze inne tematy, w tym zawodowe, a finalnie na spotkaniu integracyjnym zobaczycie, że nie jesteście sobie obcy i te kontakty online pomogły wam zbudować dobrą relację. – komentuje Agnieszka Kuprianowicz, Culture and Communication Coordinator z Angry Nerds. 

Warto również  korzystać z rozwiązań chmurowych, np. platformy typu Google Workspace pozwalają na łatwe i szybkie dzielenie się plikami oraz dokumentami między pracownikami. Dzięki temu, że pliki są dostępne w jednym miejscu, można je łatwo znaleźć i przeglądać. 

Wirtualne spotkania są idealnym rozwiązaniem dla firm, w których pracownicy pracują zdalnie lub hybrydowo. Dzięki narzędziom takim jak Zoom, Teams czy Skype, możliwe jest przeprowadzenie spotkań online, które są niemal tak efektywne jak spotkania w rzeczywistości. Takie spotkania umożliwiają łatwe i szybkie przekazywanie informacji, omawianie projektów oraz rozwiązywanie problemów. 

Rola managerów w procesie integracji pracowników

Komunikacja wewnętrzna i integracja pracowników to kluczowe elementy w osiąganiu sukcesu przez każdą firmę. Menedżerowie odgrywają w tym procesie kluczowe role. Zaufanie jest fundamentem każdej udanej relacji, także między pracownikami a liderami. Dlatego tak ważne jest, aby budowali zaufanie wśród pracowników. Mogą to zrobić poprzez szczerą komunikację, konsekwentne podejmowanie decyzji, uczciwe traktowanie pracowników oraz okazywanie zainteresowania ich pracą.

Bardzo ważne jest, aby zapewnić pełną transparentność komunikacji. Zespół powinien być informowany o wszystkich niezbędnych sprawach na bieżąco. Jeśli ktoś odchodzi i wie już o tym całe biuro, pracownicy zdalni również powinni być o tym od razu poinformowani, a nie przy okazji mailowej zbiórki na prezent pożegnalny. Jeśli na korytarzu ustalono ważne szczegóły dot. realizowanego projektu, zorganizujmy szybkie spotkanie online, na którym pozostali członkowie zespołu również będą mogli o tym posłuchać. Brak dostępu do ważnych i mniej ważnych informacji powoduje często frustracje wśród pracowników. Niezależnie od tego, czy coś ustalane jest w biurze, czy na Slacku. – komentuje Aneta Wodarz, HR Business Partner z Mobile Reality, firmy członkowskiej SoDA.

Menedżerowie powinni przekazywać informacje na temat celów biznesowych, zmian i postępów projektów oraz oczekiwań względem pracowników. Ponadto powinni aktywnie słuchać, aby zrozumieć ich perspektywę i potrzeby.

Warto zachęcać pracowników do otwartej i proaktywnej komunikacji. Liderzy powinni tworzyć atmosferę, w której pracownicy czują się swobodnie, aby wypowiadać swoje opinie i wnosić pomysły. Istotne jest także, aby pokazywali, że interesują się pracą swoich podwładnych i uczestniczyli w projektach. To może pomóc liderom zrozumieć, jak wygląda praca zespołu na co dzień oraz jakie wyzwania stają przed pracownikami. – podpowiada Kateryna Andrushchenko, Head of Employee Relations Office, ELEKS. 

Można także cyklicznie organizować spotkania i wydarzenia integracyjne. Mogą to być np. krótkie calle przy kawie lub wspólne wyjścia do kina czy na obiad, a także konkursy i gry zespołowe. Takie wydarzenia mogą pomóc w zbudowaniu relacji między pracownikami i wzmocnić ducha zespołu.

Zdajemy sobie sprawę z tego, że kontakt poprzez status w Asanie jest ok, ale tylko „na krótką metę”. Przy potrzebie budowania długofalowych relacji, ludzie muszą się ze sobą spotykać. Czasami wystarczy po prostu nawet szybki call przez Zooma. Kto za to wszystko odpowiada? Właściwie wszyscy, bo bez wspólnej pracy i zaangażowania całego zespołu nie da się mieć zespołu, który lubi ze sobą pracować i efektywnie się ze sobą komunikuje. Kluczową jednak rolę w tym całym procesie odgrywają managerowie i liderzy, którzy szczególnie powinni zaangażować się w proces edukowania pracowników, proces pilnowania wdrożenia ewentualnych zmian i dopilnowanie, aby ustalone zasady były rzeczywiście praktykowane. To od nich zależy, czy za ich przykładem pójdą pozostali. Jeśli manager na pracy zdalnej „przepada” i nie odpisuje na wiadomości, dlaczego pracownik miałby postępować inaczej? – podkreśla Aneta Wodarz, HR Business Partner z Mobile Reality. 

Podsumowując, udana komunikacja w firmie w dużej mierze zależy od liderów. To właśnie oni stoją na straży komunikacji zespołowej i powinni zadbać o jak najlepszą atmosferę. To pierwszy czynnik, który zmotywuje pracowników do poznania siebie nawzajem za pomocą cyfrowych narzędzi, które w dobie pracy online są podstawą do realizowania zadań. Istotne jest, aby jak najszybciej zminimalizować poczucie izolacji oraz zadbać o prawidłową politykę rozwiązywania problemów pracowników.